いまいるところがあなたの芽室町役場

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■庁内グループウェアを刷新しました!
▽12月から本格稼働!
今月号は、内部業務に関するDXのお話です。
芽室町DX推進ビジョンのミッション2では、役場の内部事務であるバックヤード改革として、庁内グループウェアの業務機能強化を掲げています。
これに基づき、12月から新しいグループウェアへ刷新しました。

▽効果を実感中!
新グループウェア導入にあたり、すべての職員に説明会を実施し、まずは使ってみるという意識づけを行いました。
現段階で大きな効果として、コミュニケーションの円滑化、情報共有やスケジュール調整のしやすさを実感しています。

▽メール形式からチャット形式に
コミュニケーションは、メール形式からチャット形式に変化しましたので、やりとりの経過がひと目で確認できるようになりました。SNSが定着化している今、チャット形式でのやりとりになじみがある職員も幅広い世代で多くなっているようです。

▽双方向でのやりとりが可能に
情報共有には、双方向性が加わりました。これまでは、一方的な「情報提供」でしたが、庁内に情報を知らせる掲示板機能に、「コメント」や「いいね!」ができるようになりましたので、質問があればすぐに行うことができます。情報を提供している側も、コメントに回答することで、ほかにも同じような疑問を持っていた職員に対しても一瞬で情報共有が可能になるため、思い込みや認識の不一致を防ぐことにもつながっています。

▽スケジュール調整で部署を超えたコラボレーションを
従来は部署ごとにスケジュール調整を行っていましたが、役場全体でオープンなスケジュール調整ができるようになりました。
庁内の自主研修会を働きかけて、様々な部署の垣根を超えた参加が見られたという事例も出てきています。

▽おわりに…
約20年ぶりのグループウェア刷新。内部業務の効率化はもちろんのこと、住民の皆さまへの対応の迅速化や担当部署間の連携強化を図り、サービス向上につなげてまいります。

問合せ：政策推進課DX担当
【電話】62-9721(窓口2階7)【E-mail】s-dx@memuro.net