くらし 知って得する 知って安心! 知っ得!

◆混雑回避編
スマホで転出・コンビニで証明書　トレンドは「市役所に行かない」
新入学、就職など出会いと別れの季節がもうすぐやってきます。毎年2月から4月の市役所は、行橋市に新しく住み始める人、行橋市から離れる人の手続きを中心にごった返します。その数およそ2千人で、市役所の窓口も混雑し、1時間以上の待ち時間が発生することも。この時期に普通の手続きでやってきたお客さんが目を丸くするのもお馴染みの光景ですが、行橋市を離れる手続きはスマホでもできることを知っていますか?

◇そもそも転出って?
行橋市から離れることを「転出」といいます。専門的には住民登録を行橋市以外に変えることを指します。引越しと言っても市内での異動、市内から市外への異動、市外から市内への異動などの種類があるため、市役所では明確に言葉で区別しています。ちなみに、市内での異動は「転居」、市外から市内への異動は「転入」といい、この言葉を市役所の職員に伝えると、すぐピンときます。
転出の手続きは、最初に(1)総合窓口課で引越し先を書く、次に(2)水道、年金、国民健康保険など、関係する部署で手続きをする、最後に(3)総合窓口課で引越し先の自治体に転入するために必要な証明書(転出証明書)を受け取る、の3つです。これらの手続きが終わると、行橋市では「転出予定」という状態になります。
後日、引越し先の自治体で転入の手続きをすると、行橋市にも正しい新たな住所が通知されます。これで「転出確定」となり、行橋市を離れたことが手続き上も確定したことになります。

◇スマホで転出
スマートフォン、マイナンバーカード(数字4桁と英数字6〜16桁の暗証番号が設定されたもの)、マイナポータルアプリの3つが揃えば、自宅で転出手続きが可能に。市役所に行って、窓口に並ぶ必要は原則ありません。
24時間365日、いつでも手続きができるため、急な引越しが決まったときも安心。同じ世帯であれば、自身以外の転出手続きもまとめてOK。約15分の入力時間で手続きが完了します。詳しい解説動画も市ホームページに掲載しています。ただし、マイナポータルアプリでは水道の中止手続きや、し尿の最終汲み取り・中止手続きができず、別途手続き(オンラインまたは電話)が必要になることに注意。また、転入手続きは引越し先の自治体の窓口で直接行う必要があります。
総合窓口課は、個人の根幹となる情報の入力や異動を行っているため、人を変えて二重三重のチェックを行っています。一定の期間は、どうしても待ち時間が多くなりますが、マイナンバーカードで「混雑回避」が可能です。

◇CHECK Point　まだある!市役所に行かなくてもできる手続き
「市役所に行かない」は、もはやトレンド。マイナンバーカードを持っていれば、住民票の写し(個人・世帯)、印鑑登録証明書、所得・課税証明書(最新年度分のみ)を、全国のコンビニで受け取ることができます。利用時間は、6時30分から23時まで。市役所が混んでいる時間や開いていない時間でも、申請書の記載なしで必要な証明書を取得できます。
「今週中に証明書を持ってきて!」仕事や学校、子育てで忙しい人でも、こんな無茶振りに応える便利なサービスです。

問合せ：総合窓口課
【電話】内線1113
【ID】0037898

◆市役所の電話編
トラブルを小さく　みんなが安心して話せる仕組み
「市役所への電話は1日約700件」
市役所に電話をかけたことはありますか。「引越しの手続きはどうすればいいの?」「保険や税金のことで聞きたい」「学校や子育てのことを相談したい」など、市役所への電話は、生活の中で大切な情報を聞くためのものです。
市役所は今年から一部を除き、掛ける、掛かってくる(アナウンスあり)電話に通話を録音する仕組みを導入しました。これは、市民の皆さんにとって、もっと分かりやすく、もっと安心できる電話対応を行うための取り組みです。

◇なぜ録音するの?
電話は顔が見えない分、話が伝わりにくいことがあります。例えば「説明が少し難しくて、結局よく分からなかった」「前に聞いた話と、今回の説明が違う気がする」「そんなことは言っていないと言われて困った」といったことが起こる場合もあります。
電話を録音しておくと、「どんな説明をしたのか」「どんな質問があったのか」、こうした行き違いを防ぐことができます。録音があることで、職員も「もっと分かりやすく話そう」「まちがいのない説明をしよう」と今まで以上に意識して電話に出るようになります。お店や会社でよく言われる「サービスの質向上」と同じように、市役所でも、より良い対応を目指して改善する仕組みなのです。
ちなみに業務時間外の電話は働き方改革の一環として、開庁時間中に掛け直していただくアナウンスが流れます。緊急の場合はそのまま待つと、今まで通り守衛室につながります。

◇話題のカスハラ
この取り組みにはもう1つ目的があります。それは、職員を強い言葉や無理な要求(いわゆる「カスハラ」)から守ることです。稀に、長時間の説教や大声、心ない言葉を投げかけられることがあります。そうした状況が続くと、職員は安心して仕事ができなくなってしまいます。職員が安心して電話に出られる環境があるからこそ、丁寧で誠実な対応ができます。これは、結果的に市民の皆さんにとってのメリットでもあります。
「電話が録音されると、個人情報が心配」と感じる方もいるかもしれませんが、プライバシーはしっかり守られています。録音した音声の使用は、内容の確認など、決められた目的、かつ、必要な場合に限られます。
また、誰でも自由に聞けるわけではありません。録音データを確認できる職員は限られており、一定期間が過ぎたデータは、ルールに従って消去されます。

◇CHECK Point　悪い人が増えた?　カスハラが問題となっている背景
「カスハラという言葉をよく聞くようになった理由」を調べてみると、いくつかの考え方がありました。
1つは時代の変化。「お客様第一」「サービスは完璧」が当たり前となり、コンビニやネットサービスで、すぐに対応してもらえる時代では、「できない」「時間がかかる」ことが期待を裏切られる形で受け入れにくくなった。そして、電話やインターネットなど、顔を合わせないやりとりが増えたため、言葉が強くなりやすいとの考えです。
もう1つは社会への不満。「生活への不安」「将来が見えない」「思うようにいかない経験の増加」など、心に余裕を持ちにくい人が増えているという考えです。これは「その人が悪い」というより、社会全体が息苦しくなっているサインとも言えます。
多くの民間会社では「お客様は大切。でも、働く人の心と安全も同じくらい大切」という考えが浸透してきています。「誰かを悪者にすること」ではなく、みんなが安心する仕組みが求められる時代となりました。

問合せ：管財係
【電話】内線1412
【ID】0013378